Prozessoptimierung in Wohnungsunternehmen

Wohnungsunternehmen stehen heute an vielen Standorten in einer Wettbewerbssituation, wie sie auch in anderen Branchen alltäglich ist. Diesen Wettbewerb können diejenigen Wohnungsunternehmen positiv für sich beeinflussen, denen es gelingt, für potenzielle Mieter attraktiver zu sein als ihre Mitbewerber.

Neben vielen anderen Faktoren spielen in diesem Wettbewerb die Geschäftsprozesse des Wohnungsunternehmens eine entscheidende Rolle. Unternehmen mit einfachen, klaren, schnellen und mieterorientierten Prozessen haben dabei die besseren Chancen. Nicht optimale Prozesse wirken sich dabei in zwei Formen aus. Zum einen auf der Aufwandsseite über zu hohe Prozesskosten. Zum anderen auf der Ertragsseite, nämlich dann, wenn suboptimale Prozesse die Mieterbindung und die Gewinnung von neuen Mietern behindern.

Aus meiner bisherigen Beratungserfahrung weiß ich, dass in der Vergangenheit sehr stark die Aufwandsseite der Prozesse im Fokus stand. Hier hat besonders der Einsatz von ERP-Systemen und zusätzlichen Softwaremodulen zu beträchtlichen Prozesskostensenkungen geführt. Allerdings nur dann, wenn es gelang, die Systeme tatsächlich an gut organisierte Prozesse und die Unternehmensbedürfnisse anzupassen. Wurden dagegen gut organisierte Unternehmensprozesse an suboptimale oder zu starre DV-Systeme angepasst, traten leicht gegenläufige Effekte ein.

Aber auch im Hinblick auf die Ertragsseite ließen sich in der Vergangenheit zunehmende Bemühungen der Wohnungsunternehmen erkennen, Prozesse zu optimieren. Dabei stand die Orientierung an den Bedürfnissen der Mieter und Mietinteressenten im Vordergrund. Derartige Verbesserungen schlugen sich in einer höheren Neuvermietungsquote und in einer höheren Zufriedenheit der Mieter nieder.

Zusammenfassend lässt sich fest stellen, dass die Qualität der Geschäftsprozesse eines Wohnungsunternehmens von zahlreichen Faktoren beeinflusst wird. Hierzu gehören unter anderem:

• Mieterorientierung der Prozesse
• Komplexitätsgrad der Prozesse
• Einfachheit und Klarheit der Prozesse
• DV-Unterstützung der Prozesse
• Verbindliche, einfache und leicht zugängliche Prozessdokumentation
• Akzeptanz und Einhaltung der Prozesse durch die Mitarbeiter
• Weiterentwicklung der Prozesse durch die Führungskräfte

Die Veränderung dieser und anderer Faktoren stellt für Unternehmen eine nicht unerhebliche Herausforderung dar. Bestehenden Strukturen und Prozessen wohnt ein hohes Beharrungsvermögen inne. Mitarbeiter stehen Veränderungen aus Sorge um Ihren Arbeitsplatz skeptisch gegenüber. Aufgrund des Tagesgeschäftes fehlen die erforderlichen Ressourcen, um notwendige Veränderungsprozesse durchführen zu können. Und nicht zuletzt stellt sich die Frage, welche Mitarbeiter des Unternehmens fachlich und methodisch in der Lage sind, Veränderungsprozesse zu leiten. Alle diese Umstände stellen zunächst Grenzen für Ihre Handlungsmöglichkeiten dar. Diese Grenzen zu erkennen, zu hinterfragen und gegebenenfalls zu überwinden, ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Veränderungsprozesses.

Genau an dieser Stelle biete ich Ihnen meine Beratungsunterstützung an. Durch meine langjährige beratende Tätigkeit in Wohnungsunternehmen kenne ich die generellen Abläufe recht genau und weiß, welche Lösungsansätze erfolgversprechend sind. Mein Ansatz, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an mit in den Veränderungsprozess zu integrieren, sorgt für den Abbau von Verunsicherung, erschließt die Potenziale der Mitarbeiter und führt schließlich zu akzeptierten und damit umsetzbaren Lösungen. Dabei stehe ich Ihnen selbstverständlich auch bei der Realisierung der entwickelten Lösungen zur Verfügung. Mein Ziel dabei ist es jedoch, mich im Beratungsverlauf zunehmend überflüssig zu machen. Dies erfolgt dadurch, dass auch die betroffenen Führungskräfte von Anfang an mit in den Veränderungsprozess integriert werden, damit diese lernen, zukünftige Veränderungen besser aus eigener Kraft bewerkstelligen zu können.

Durch eine Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse im Rahmen meiner Beratung dürfen Sie folgende Vorteile erwarten:

• Akzeptanz der Veränderungen bei den Mitarbeitern
• Erfolgreiche Realisierung der Veränderungen
• Erhöhung der Dienstleistungsqualität
• Senkung von Verwaltungskosten
• Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
• Steigerung der Wiedervermietungsquote und der Mieterbindung
• Weiterentwicklung der Veränderungskompetenz Ihrer Führungskräfte